Hace unos días comenté que me había dedicado intensamente a un proyecto de mi empresa, VersiónTI, y se trata precisamente de un sistema de ventas para equipos móviles. Este esfuerzo me impidió continuar con la atención a este blog, pero espero que lo entiendas.

Hace algún tiempo y como respuesta a algo que nació como un pasatiempo, un cliente nos pidió desarrollar un sistema para sus vendedores, este sistema consistiría de la extracción de la información de su sistema administrativo (SAE, que permite la gestión de inventarios, productos, clientes, ventas, vendedores, proveedores, compras, CxC, CxP, etc.) a un equipo móvil y que éste les permitiera registrar las ventas (a manera de pedidos), se imprimiera un ticket y luego, el pedido fuera enviado mediante un enlace de datos celular, GPRS, a la oficina central para ser procesado. El sistema funciona todavía con equipos Palm Tungsten W y deben estar pensando seriamente en cambiar sus equipos por unos nuevos.

Actualmente, tres años después, hemos decidido convertir este sistema que en principio fue hecho a la medida para varias empresas, en un estándar para dos de los principales sistemas administrativos que son usados por las PYMEs en México y algunos países de Sudamérica que son Aspel SAE y AdminPAQ de Computación en Acción.

El sistema se enlaza con estos sistemas, obteniendo la información del vendedor, sus clientes, los saldos y cuentas por cobrar de los mismos, así como productos, precios (hasta tres) y la posibilidad de manejar lotes para aquellos tipos de venta de productos que lo requieran. También se permite el uso del sistema para el levantamiento de pedidos, y para ello se considera un inventario de tipo informativo en el dispositivo móvil tomando la información de un almacén general, o para la venta directa, como cuando el vendedor trae inventario a bordo y entrega la mercancía al momento de la venta, en este caso el sistema toma la información del inventario del almacén asignado al vendedor en el sistema administrativo.

Una vez con la información en la PDA, un vendedor puede visitar a sus clientes e iniciar el proceso de venta. Nosotros sugerimos revisar los saldos del cliente, de los que se puede imprimir una copia en un ticket, y si procede, solicitar y registrar el pago, del que también se puede imprimir un recibo.

Enseguida, se puede realizar una venta, seleccionando una línea de productos y luego un producto en especifico, el sistema mostrará el inventario, el precio y si así fue configurado, los lotes disponibles. Se elije el precio (ya sea uno de los tres disponibles o que el vendedor lo establezca manualmente, lo que es configurable), la cantidad y se agrega el producto a la lista.

Una vez que la lista de productos ha sido elegida, se pueden agregar observaciones al pedido/venta, para su consideración, se elige la forma de pago (crédito o contado) y se termina el proceso de venta. Se imprimen un ticket y su copia, y si es necesario, el pedido se envía, mediante transferencia de datos, a la oficina central para ser procesado.

Hay varias formas de enviar los pedidos a la central, la primera está descrita en el párrafo anterior, enviar el pedido justo después de que se genera, la segunda consiste en una acción manual para enviar todos los pedidos pendientes y la tercera en una opción automática para que a cierta hora el sistema encienda el equipo y se envíen los datos. Todo esto requiere por supuesto de un medio de comunicación, se puede usar WiFi, GPRS o CDMA, y estos últimos diferencia de lo que podría pensarse, son servicios muy económicos a pesar de tener su base en la telefonía celular (70 pesos al mes en México con Telcel).

Los pedidos son recibidos en la oficina central por otro módulo nuestro y ya sea que se envíen los datos de manera inalámbrica o la empresa decida hacerlo mediante una sincronización de la PDA, este módulo tiene la capacidad de mostrar cada uno de los pedidos, agrupados por vendedor, imprimirlos manual o automáticamente si así lo requiere la organización y en el caso de AdminPAQ, se pueden ingresar los registros directamente en el sistema como pedidos o como facturas, y también puede pasar esto de manera manual o automática. Todo esto aplica también para los pagos. Estamos evaluando implementar esta funcionalidad para SAE.

Hay muchas otras características del sistema que tal vez omita en esta ocasión, pero creo que la extensión ya es suficiente, pero si me sigues leyendo, ya sólo te platico algunas ventajas.

Aumento de la productividad de los vendedores, mejora en la calidad de vid de los mismos, mejor imagen ante clientes, competidores y giros relacionados, ya no es necesaria la presencia de capturistas de datos, reducción de los tiempos de entrega y liquidación, eliminación de errores por doble captura, y un largo etc.

Si tienes alguna duda o sugerencia, no olvides visitar la página web de VersiónTI y FVM, donde seguro encontrarás más información, ahi mismo hay un foro donde puedes publicar tus preguntas o buscar dentro de las ya publicadas y también puedes poner tus comentarios dentro de este blog, donde con gusto responderé también a tus inquietudes.

¿Mencioné que el FVM funciona tanto en equipos con PalmOS como equipos con Windows Mobile? Pues sí y esta es una ventaja importante, ya que le da flexibilidad al cliente al permitirle elegir el equipo de su preferencia dentro de una amplia variedad de posibilidades.

Jorge Luis

(escrito íntegramente desde mi MC35

con Windows Mobile usando OneNote Mobile,

y en la que FVM funciona perfectamente )

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